Strumenti di PR: software per il monitoraggio, l’analisi e le relazioni con la stampa
Gli strumenti di PR automatizzano proprio quelle attività che in passato, nell’ambito delle relazioni con la stampa tradizionali, venivano svolte manualmente e richiedevano molto tempo: il monitoraggio dei media, la gestione delle mailing list e l’analisi della copertura mediatica. Chi oggi lavora senza software spesso si lascia sfuggire menzioni rilevanti semplicemente perché nessuno è in grado di setacciare manualmente tutti i canali 24 ore su 24. Proprio i team di PR più piccoli guadagnano così tempo prezioso, che può essere investito direttamente in un maggior numero di contatti con le redazioni anziché nella semplice ricerca.
Funzioni principali dei moderni strumenti di PR
La maggior parte delle soluzioni copre tre funzioni fondamentali: il monitoraggio dei media tramite siti di notizie e social media, l’analisi automatizzata della portata e del sentiment, nonché la gestione delle mailing list per l’invio di comunicati stampa. A seconda del fornitore, l’attenzione è maggiormente incentrata sul monitoraggio oppure sul flusso di lavoro relativo all’invio.
Consiglio pratico: prima di scegliere uno strumento, vale la pena chiedersi se l’attenzione debba concentrarsi sul monitoraggio o sull’invio — sono pochissimi i fornitori che coprono entrambi gli ambiti in modo equo, e una scelta sbagliata porta spesso, in seguito, a un cambio di strumento che può rivelarsi costoso.
Sono proprio i team più piccoli a trarre vantaggio dall’utilizzo iniziale di un unico strumento, più economico, per risolvere il problema più urgente, anziché investire direttamente in una suite aziendale completa, le cui funzionalità non verrebbero affatto sfruttate all’inizio.
- Monitoraggio dei media su più canali
- Analisi automatizzata della copertura
- Gestire centralmente la mailing list dei giornalisti
- Chiarire gli aspetti fondamentali prima della selezione
- Approfittare della fase di prova prima della stipula del contratto
- Verificare la scalabilità per team in crescita
- Raccogliere referenze da clienti esistenti
Strumenti di monitoraggio delle menzioni e del sentiment
Strumenti come Awario analizzano in tempo reale i social media, i forum e i siti di notizie alla ricerca di menzioni del marchio e forniscono immediatamente una prima valutazione del sentiment. In questo modo è possibile attuare il social listening anche senza disporre di un proprio team dedicato ai dati.
- Ricerca in tempo reale su numerose fonti
- Inclusa una prima valutazione del clima generale
- Non è necessario disporre di un proprio team dedicato ai dati
- Avvisi in caso di aumento improvviso
- Tenere d’occhio i concorrenti parallelamente
Monitoraggio degli hashtag e delle campagne
Per le campagne di PR con un proprio hashtag o un periodo di tempo ben definito, sono indicati strumenti specializzati come Keyhole, che analizzano la portata, le interazioni e gli account coinvolti in una singola iniziativa, distinguendoli chiaramente dal monitoraggio continuo del marchio.
- Possibilità di analizzare le campagne singolarmente
- Portata misurabile per ogni hashtag
- Identificare gli account coinvolti
- Utilizzabile indipendentemente dal monitoraggio continuo
- È possibile confrontare diverse fasi della campagna
Dashboard per il reporting corrente
Per il lavoro quotidiano, ciò che conta soprattutto è una visualizzazione chiara di tutti i canali in un unico posto. Una dashboard centralizzata dei social media raggruppa menzioni, copertura e interazioni, evitando di dover passare ogni giorno da uno strumento all’altro.
- Tutti i canali in un unico posto
- Meno passaggi da uno strumento all’altro
- Report automatizzati per il team
- Avvisi in tempo reale raggruppati a livello centrale
- Diritti di accesso per più membri del team
Strumenti di PR in combinazione con le attività classiche di relazioni con la stampa
Il software non sostituisce i contatti personali con i giornalisti, ma accelera notevolmente le fasi di preparazione e follow-up: dalla gestione della mailing list alla verifica se un comunicato stampa sia stato effettivamente ripreso. In combinazione con il classico lavoro di relazioni con la stampa, si crea così un flusso di lavoro che consente di dedicare più tempo alla vera e propria attività di costruzione di relazioni con le redazioni.
- Gestione automatizzata delle liste di distribuzione
- Verificare il recupero dei messaggi
- Più tempo per i contatti con la redazione
- La tecnologia integra, ma non sostituisce
La scelta dello strumento giusto dipende dall’obiettivo principale: monitoraggio, tracciamento delle campagne o gestione delle mailing list. Alla fine, la maggior parte dei team combina due o tre soluzioni specializzate, invece di affidarsi a un unico software multiuso che offre risultati solo mediocri in ogni ambito. In definitiva, più importante del numero di strumenti è comunque il fatto che i dati raccolti vengano analizzati regolarmente e effettivamente utilizzati per prendere decisioni, anziché rimanere a prendere polvere in una dashboard inutilizzata.
Criteri di selezione per lo strumento di PR più adatto
Prima di prendere una decisione, vale la pena valutare con obiettività le dimensioni effettive del team: i team più piccoli traggono spesso vantaggio da soluzioni snelle come Buffer, mentre le redazioni più grandi, con molti canali paralleli, traggono maggior beneficio da piattaforme più complete come Hootsuite.
Un altro criterio è l’integrazione con i sistemi esistenti: uno strumento che non si collega al programma di posta elettronica o al CRM già in uso comporta un ulteriore carico di lavoro manuale, anziché far risparmiare tempo. Anche la gamma di funzioni di monitoraggio dovrebbe essere verificata in anticipo, poiché il livello di approfondimento dell’analisi varia notevolmente da un fornitore all’altro.
- Tenere conto delle dimensioni della squadra nella selezione
- Verificare l’integrazione con i sistemi esistenti
- Confronta le funzionalità del social listening
- Partire con piccoli team e soluzioni snelle
Errori comuni nella scelta degli strumenti
Un errore comune è quello di acquistare una soluzione aziendale completa prima ancora di aver chiarito quali funzioni siano realmente necessarie nell’uso quotidiano. Altrettanto rischioso è rinunciare a una fase di prova prima della stipula del contratto, poiché molte limitazioni emergono solo nell’uso pratico e non dal semplice elenco delle funzionalità riportato sul sito web del fornitore.
Un altro errore è la mancanza di formazione del team dopo l’implementazione: uno strumento efficiente serve a poco se solo una persona ne sfrutta effettivamente le funzionalità, mentre il resto del team continua a lavorare manualmente.
- Non investire subito in soluzioni aziendali
- Approfittare della fase di prova prima della stipula del contratto
- Verificare l’utilità pratica prima dell’acquisto
- Formare adeguatamente il team dopo l’introduzione
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