Firme e-mail: panoramica sulle informazioni obbligatorie e sulla struttura

La firma dell’e-mail è spesso l’ultima cosa che un destinatario legge in un messaggio di lavoro, eppure viene spesso trascurata nella creazione delle proprie newsletter e nella comunicazione via e-mail. Eppure è rilevante dal punto di vista giuridico e costituisce un elemento, piccolo ma sempre visibile, della strategia di branding.

Indice

Quali dati sono obbligatori per legge

Come creare una buona firma

Coerenza all’interno dell’intero team

Firme nei messaggi automatici

Insidie tecniche e progettuali

Quali dati sono obbligatori per legge

Per le e-mail commerciali inviate da società di capitali, quali la GmbH o la UG, in Germania si applicano gli stessi obblighi di indicazione previsti per l’impressum. Tra questi figurano di norma:

Denominazione sociale completa con forma giuridica
Tribunale del registro e numero di iscrizione al registro delle imprese
Sede della società
Nomi dei membri della direzione o del consiglio di amministrazione

Le imprese individuali e i liberi professionisti sono solitamente esenti da tale obbligo, ma dovrebbero comunque fornire i propri dati di contatto essenziali. Poiché i requisiti variano a seconda della forma giuridica, in caso di dubbio è opportuno sottoporre la propria firma a una breve verifica giuridica.

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Come creare una buona firma

Oltre alle informazioni obbligatorie, una firma dovrebbe rimanere chiara e non apparire sovraccarica di informazioni. Gli elementi utili sono il nome, la posizione, i dati di contatto diretti, il logo aziendale e i link al sito web e ai profili social pertinenti.

Assicuratevi che la vostra firma non risulti distorta sui dispositivi mobili: molte versioni di Outlook e client di posta web visualizzano le firme HTML in modo diverso. Testate la vostra firma su almeno tre diversi client di posta elettronica prima di implementarla.

Spesso la firma viene utilizzata anche per un discreto riferimento a campagne in corso o a una newsletter, in modo simile a quanto avviene nel classico email marketing, ma in modo decisamente più discreto.

Dimensione carattere 10-11 pt per una leggibilità ottimale
Massimo 4-5 righe di testo senza immagini
Formattare il numero di telefono con il prefisso internazionale
Utilizzare con parsimonia gli elementi colorati

Coerenza all’interno dell’intero team

Nelle aziende di grandi dimensioni, con il passare del tempo si creano spesso diverse versioni di firma leggermente diverse tra loro, poiché i singoli dipendenti apportano le proprie modifiche. Ciò dà un’immagine poco uniforme all’esterno e può persino diventare un problema legale nel caso di dati obbligatori, se vengono continuati a utilizzare dati aziendali non aggiornati. È quindi opportuno disporre di un modello centralizzato, distribuito a tutte le caselle di posta tramite un sistema comune di gestione delle firme o il server di posta, anziché gestire ogni firma singolarmente nel programma di posta elettronica. In questo modo, le modifiche relative a indirizzo, numero di telefono o banner promozionali possono essere apportate in un unico punto e hanno effetto immediato in tutta l’azienda.

Aggiornamenti automatici delle firme senza l’intervento dei dipendenti
Garantire la conformità legale attraverso il controllo centralizzato dei dati
Garantire la coerenza del branding su tutti i canali di comunicazione
Implementazione tramite Active Directory o soluzione cloud

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Firme nei messaggi automatici

Non solo le e-mail scritte personalmente, ma anche i messaggi automatici provenienti da newsletter, sistemi di assistenza o conferme d’ordine vengono spesso inviati tramite un indirizzo mittente dedicato con firma nel piè di pagina. In questi casi valgono spesso requisiti diversi rispetto alla corrispondenza personale, come ad esempio una maggiore attenzione ai link di annullamento dell’iscrizione, alle modalità di contatto per eventuali domande e alle informazioni obbligatorie previste dalla legge, che si applicano sia alle e-mail di massa che ai singoli messaggi. Chi utilizza sistemi automatizzati dovrebbe verificarne regolarmente le firme insieme a quelle personali all’interno dell’azienda, in modo che nessun dato obsoleto continui a essere inviato inosservato per mesi.

Opzione di disiscrizione obbligatoria ai sensi del CAN-SPAM e del GDPR
Verificare mensilmente che le firme automatiche siano aggiornate
Configurare gli indirizzi di bounce per i feedback
Le e-mail di assistenza devono riportare il numero di ticket nella firma

Insidie tecniche e progettuali

Le firme vengono visualizzate su client di posta elettronica e dispositivi molto diversi tra loro, dai programmi desktop alle app mobili. Immagini troppo grandi, elementi grafici incorporati al posto del testo vero e proprio o un numero eccessivo di colori causano rapidamente errori di visualizzazione. Si sono dimostrate efficaci le firme HTML essenziali con righe di testo chiaramente separate, un piccolo logo e pochi link funzionanti, in modo che la firma appaia sempre uguale su qualsiasi sistema.